Biro Sistem Informasi dan Dokumentasi DPD RI mengadakan kegiatan Sosialisasi Pengelolaan Arsip dan Sosialisasi Kegiatan Perpustakaan (ebook) di Kantor DPD RI Provinsi Aceh
01 September 2022 oleh nad
Banda Aceh - Dalam rangka meningkatkan pelayanan perpustakaan dan kearsipan pada era industri 5.0 yang berorientasi pada teknologi informasi dan komunikasi, Bagian Kearsipan, Perpustakaan, dan Penerbitan telah melakukan berbagai inovasi. Hal ini sejalan dengan tugas dan fungsinya dalam melaksanakan dukungan di bidang kearsipan, perpustakaan, dan penerbitan. Sehingga perlu dilakukan sosialisasi di lingkungan Setjen DPD RI dan Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi agar dapat dimanfaatkan secara optimal.
Pada bidang Perpustakaan, Bagian Kearsipan, Perpustakaan, dan Penerbitan telah menyelenggarakan ePerpus, sebuah konsep perpustakaan berbasis digital dengan menyajikan bahan pustaka dalam bentuk elektronik atau dikenal dengan istilah ebook yang dapat diakses melalui smartphone atau tablet sehingga pemustaka dapat meminjam dan membaca ebook di mana saja dan kapan saja tanpa harus hadir secara fisik di perpustakaan.
Selanjutnya dalam bidang kearsipan, Setjen DPD RI memiliki kewajiban dalam melakukan penyelenggaraan kearsipan guna mendukung pelayanan arsip sebagai sumber informasi dan bukti akuntabilitas yang digunakan sebagai bahan penunjang kegiatan Anggota DPD RI, administrasi perkantoran, maupun untuk pelayanan informasi kepada masyarakat/publik.
Penyelenggaraan kearsipan di Setjen DPD RI melalui Unit Kearsipan yakni Bagian Kearsipan, Perpustakaan, dan Penerbitan memiliki tugas dan fungsi dalam koordinasi dan pembinaan di bidang penyelenggaraan kearsipan.
Tak hanya melakukan pembinaan, Unit Kearsipan juga melakukan evaluasi penyelenggaraan kearsipan. Biro Sistem Informasi dan Dokumentasi telah melaksanakan Pengawasan Kearsipan Internal, dengan tujuan untuk menilai dan melakukan evaluasi serta pemberian rekomendasi untuk perbaikan penyelenggaraan kearsipan pada unit kearsipan tingkat II sesuai kewenangannya. Nilai Pengawasan Kearsipan merupakan salah satu aspek penilaian Reformasi Birokrasi yang terdiri dari gabungan Nilai Pengawasan Kearsipan Internal oleh Tim Pengawas DPD RI dan Nilai Pengawasan Kearsipan Eksternal oleh ANRI.
Kedepannya akan dilakukan pengawasan kearsipan secara rutin tiap tahunnya terkait pengelolaan kearsipan di Kantor DPD RI Provinsi.
Dengan kegiatan sosialisasi ini, diharapkan rekan-rekan di Kantor DPD RI Provinsi Aceh dapat memanfaatkan penggunaan e-book sebagai perpustakaan digital serta dapat segera mengelola arsip sesuai dengan pedoman yang berlaku. Untuk selanjutnya, dapat mempersiapkan diri dalam mendukung program-program Perpustakaan dan Kearsipan Setjen DPD RI